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购买卡导向部

采购卡计划的目的是简化小美元购买需求。此页面上的信息将为您提供采购卡计划的政策和指导方针的理解。主题按字母顺序列出。 打印机友好的采购卡指南

1.1一般

  1. 采购卡(采购卡)计划提供了简化一些商品和所选服务的采购方式。该计划并非意在避免或绕过相应的购买或支付程序和审批程序。在采购卡的所有采购必须是唯一的官方商业用途。
  2. 在采购卡计划是竞争性投标和公共账户的得克萨斯州主计长为得克萨斯州颁发,以及优德注册官方的采购,确保符合本合同状态的条款和条件。目前的合同授予花旗银行(银行)。

1.2关键作用

有在采购卡程序四个关键角色:

  • 持卡人 - 负责制定采购,维护所需的文件和签名,保证及时成交的网上银行系统的报告。
  • 调解 - 负责审查持卡人在网上银行系统,以确保交易分配是正确编码和部门ID /凸出的ID信息是正确的。
  • 审批 - 负责对授权在他们的部门(S)使用pcards,确保有足够的资金可用于购买,并确保正确使用采购卡的所有准则得到遵守。对涉及农用由deptids / projids预算授权。
  • 采购卡计划协调员 - 负责管理的采购卡计划,所有机构的优德注册官方内,开展对采购卡交易定期审查,并为优德注册官方内的采购卡活动,维护文档。

1.3应用指南

  1. 只是谁是一位部门负责人与授权签名授权的员工可以得到一张牌。
  2. 的采购卡申请表格,位于所述 表单库 必须提交申请一个新的持卡人,并确定相应的调解。
  3. 持卡人,调解和审批必须完成在线培训新的采购卡会发出之前。

1.4训练(审查。修订即将推出)

持卡人,调解器,批准者(或替代批准者)必须参与初始训练和年度进修培训。所有培训提供在线通过黑板学习,每一天24小时,每周7天。测验将在初始培训和复训之后给药,以确保知识和理解的政策和采购卡计划的程序。通过测验的需要,以保持采购卡的特权。

2.1 Guidelines & Procedures

所有采购必须按照既定的州和联邦法律,UNT制度规定,大学政策和采购指南。每位持卡人,调解和审批负责合规性。

2.1.1限制

典型的控制限制为:

  1. 默认单笔申购上限为$ 5,000包括运费和安装,如果适用。
  2. 每个结算周期的默认消费限额为$ 25,000。
  3. 有上一个周期内购买的次数没有限制。
  4. 没有涨停。
  5. 以增加或减少的限制,完成并提交例外请求形式向采购卡程序协调。形式位于窗体库。
  6. 有效的2014年3月1日,pcards将使用进行监控。如果您的采购卡显示为6个月没有活动,交易限额将降低到$ 1。如果您的采购卡显示为12个月或更长时间没有活动时,采购卡账户将被永久关闭。请与采购卡的团队,如果你将有较长的情况下,从您的采购卡的职责。

2.1.2允许使用

  1. 在采购卡可用于非限制类商品和服务的购买,如附录A列出,不超过单笔交易限额。
  2. 在采购卡可用于“店内”购买,邮件,电话,传真或网上下单与任何供应商;只要供应商接受万事达卡和供应商及/或供应商的产品不受限名单上。

2.1.3限制使用

  1. 个人使用。 在采购卡是仅用于公务。 个人购买将被视为挪用资金,并可能导致不利的人事行动,刑事指控,和/或个人责任。
  2. 限制供应商。 供应商不得被视为附录B列出受限制的商人。此外,供应商必须不能与状态的“权证持有”状态为$ 500或以上的购买。持卡人须以验证在供应商权证保持状态: //cpafmprd.cpa.state.tx.us/tpis/search.html 使用供应商的名称或厂商标识号(VID)。得克萨斯州的要求,此验证在任何购买之前完成,但在此之前购买不早于7天。
  3. 违禁物品。 禁止在附录C中违禁物品的购买,除非例外已由采购卡队理所当然的。
  4. 拆分订单。 采购必须不能被分割,以避免出价限制或避免如在章节2.1.1中描述的单次购买或帐单周期的限制。
  5. 得克萨斯州销售税状态。 与采购卡的所有采购均来自得克萨斯州的销售税免征状态。持卡人必须在购买时监控交易,以确认没有税充电。如果它出现税充电,持卡人应联系立即充电的信用卡或逆转的供应商。免税证书形式是可用 表单库。形式可以由持卡人或审批签字,并根据需要发行。持卡人必须监测银行的网上系统,他/她的交易。
  6. 销售的合同条款。 Any contract/agreement or terms & conditions associated with a purchase 必须 be reviewed and approved prior to purchase. A 持卡人 is not authorized to agree to contracts or any additional terms and conditions without complying with university fiscal policy on contracts. Failure to comply with this may result in loss of card privileges.
  7. 旅行开支。 差旅费被禁止,必须进行适当的行驶信用卡或其他方式支付。

2.1.4异常

   审批可以在购买之前从受限供应商请求例外或通过提交例外请求形式购买限制项目。的形式位于 表单库。这种形式必须包括项目或限制供应商的名称,预计总成本和商业理由,为什么被请求的异常。

2.1.5文档

涉及到每一笔交易的所有支持性文件必须按照记录保留计划保留。

  1. 文件通过以下方法之一之前,采购卡交易中购买协议:
    • 如果通过电话获取价格信息,请求逐项定价和运费的复印件;或文档中的手机登录逐项定价和运费,包括日期,人员提供的报价和供应商的电话号码。
    • 如果将一上线命令,文件逐项定价和货运用丝网印刷,前 敲定交易。
    • 如果使用延长一段特定时期内一个供应商的价格表,保持与每一笔交易的价格表的副本。
    • 如果在供应商的网站购买的人,保持逐项销售收据。
  2. 购买非限制的化学品需要MSDS的副本作为该交易的证明文件。
  3. 如果供应商必须发送发票,指导供应商发送发票/收据 持卡人。
  4. 装箱单或发货证明必须保持作为支持文档。大多数采购卡的采购将由主管部门在购买时有所回升。通过中央接收递送这些购买应清楚地标记在包装的与“外部采购卡计划“ 要么 ”PCP“和订货个人的名字。如果产品是大件物品,接触中央接收提前交付给你安排收到项目的。 绝对不应该出货量个人住宅进行。
  5. 大学的政策规定,某些资产由资产标签进行控制。持卡人负责以下所有文件和采购控制项目时,报告他们的机构的物业管理部门的要求。

2.1.6收益/币/折扣/争端/免费

它是持卡人的责任,以确保收到货物并跟进与供应商来解决任何交货问题,差异,和/或纠纷有关货物损坏。持卡人可以查看使用银行的网上系统的交易信息。该项目的描述返回,贷记或争议必须在银行的网上系统的说明或注释区域加以注意。下面的行动应该发生的每个交易。

  1. 回报。 持卡人应联系供应商,并获得返回指令。 (注意,一些供应商可能会收取退货补货或手续费。)
  2. 学分。 对返回的项目信贷应该出现在下个月的声明。学分必须分配给购买的物品是用于原始交易的同一部门ID /凸出ID和说明。
  3. 回扣。 支付给退税支票 北德克萨斯大学系统 应“采购卡回扣”,原来的部门ID /凸出ID和标识 项目的说明购买,并转发到支付服务的适当的信贷。
  4. 有争议的费用。 持卡人必须在1.800.248.4553立即联系有关结算问题,花旗银行的客户支持。所有有争议的收费应在交易摘要为“有争议的费用”的说明区域来表示。任何文件的副本必须与原始报表文件被保留。
  5. 免费提供。 提供的“免费与购买”任何项目成为学校的财产,必须在正式商业运营中。

2.1.7资金问题

  1. heaf资金是不允许在任何情况下的采购卡进行充电。
  2. 部门必须指定一个本地(无状态或资金补助)部门ID作为默认的部门ID为采购卡交易。
  3. 所有批,UNT健康(unthsc),和/或基础账户将通过这些优德注册进行监测,以确保遵守。持卡人负责与任何购买限制,具体到一个部门ID或凸出的ID相符。
    • 有关授权收取的采购卡赠款的所有问题,应直接向研究服务UNT机关或者unthsc赠款和合同管理部门,以适用者为准。
    • 有关授权收取UNT健康(unthsc)部门ID的所有问题,应直接到UNT健康(unthsc)或CFO控制器。所有UNT医疗采购卡的采购必须有利于实践操作计划。
    • 关于使用UNT基础部门ID的所有问题,应直接向制度进步的办公室。
  4. 由既定的截止日期输入错误的银行的网上系统中的任何部门ID / PROJ ID 自动默认 持卡人的默认部门ID。

2.1.8报告

  1. 结算周期一般在每个月的第三个结束。看月度数据录入截止时间为 采购卡日期 所有周期日期和每月的最后期限。
  2. 交易报告是在银行的网上系统中可用,并在结算周期结束访问。该报告是在结算周期已经发布的所有交易记录。持卡人和/或调解负责维护,核实,并在银行的网上系统认证的交易。
  3. 每笔交易必须有一个与之关联的部门ID或凸出的ID,以及在银行的网上系统购买的物品的相应说明。交易应在三(3)天在网上出现;但是,这可能取决于供应商而异。如果不经规定期限完成了默认的部门ID将不收取费用。
  4. 所有的数据输入必须在每个月的第10天完成。未能满足规定的最后期限可能会导致采购卡制裁(S)。
  5. 在该周期中,持卡人的末端,协调器,并且批准者需要通过电子或手工签名以证明对报告的交易和保持与根据记录保留时间表辅助文件的报告。

2.1.9采购注意事项

  1. 最超值。 所有购买应提供该机构最大的价值。在确定最佳值是什么,请考虑以下因素:价格,交货期,运费条款,供应商的信誉,优质的商品,和长期的成本等确认与供应商如有优德注册官方提供折扣。
  2. 德州学院为盲人和残障(tibh)。 持卡人必须意识到的是,优德注册官方下的所有机构遵循采购货物和服务的国家方针的残疾人。按照国家法规,购买产品和服务tibh提供给最大程度。
  3. 历史上未充分利用的企业(集线器)。 校董会致力于以真诚的努力,以增加与历史未充分利用的企业与国家的目标是建立经济繁荣的坚实基础是一致的数量和业务的价值。强烈鼓励比较几个供应商,包括轮毂供应商之间的价格,以获取最大的价值。联系援助中心区的定位是提供所需的商品或服务的供应商。

2.2欺诈程序

  1. 立即拨打银行在800.248.4553号报告在未经授权的交易。银行应该关闭当前卡账户,并发出新的采购卡。到einsure交货及时,新的采购卡的,持卡人应提供与持卡人当前的部门邮寄地址和电话号码的银行。
  2. 通知采购卡计划协调员。
  3. 当收到银行欺诈的誓章,这是持卡人的责任来完成,签名,注明日期,并尽快回到银行。
  4. 持卡人将继续以查看关闭卡的所有金融交易的能力。

3.1 持卡人s, 调解s & 审批

角色的授权之后,必须遵循以保持制衡:

  1. 调解器和持卡人 必须 是不同个体。
  2. 调解器与审批 必须 是不同个体。
  3. 持卡人与审批 必须 是不同个体。

如果在审批或调解的变化,各部门必须提交 采购卡分配形式。的形式位于 表单库.

3.1.1审批

每个审批负责如下:

  • 确保资金将可用于与采购卡的所有采购
  • 每年参加初始在线培训和进修培训。替代审批可以在批准的地点参加如果以前持卡人申请/审批表上指定
  • 指定所有持卡人,reconcilers和候补批准,如果适用的话
  • 其分配至少限制性部门ID作为默认部门ID对于每个持卡人(无状态或拨款帐户可使用)
  • 要求一个“例外”之前,在信用额度被限制持卡人购买商品或服务,或需要增加时/减少
  • 持卡人批准每月的交易,以确保它们符合所有州和联邦法律,UNT制度规定,大学政策和采购卡指南
  • 审查和认证交易报告的准确性和签署持卡人的活动报告每个结算周期的审批部门ID /凸出ID的分配
  • 尽快报告学校内部审计和采购卡计划协调员办公室内的任何可能的欺诈活动
  • 确保标识上持卡人的报告任何差异解析
  • 确保一个采购卡程序协调器被立即通知时雇员终止或转移
  • 通知采购卡程序协调如果持卡人在任何类型的休假的
  • 确保所有必需的文件保留在部门级别和对当前财年余下的时间五(5)另外会计年度审查和审计提供

3.1.2持卡人

每位持卡人负责如下:

  • 参加每年初始在线培训和复训
  • 激活他/她与银行的采购卡通过调用卡背面的电话号码
  • 验证并确保采购卡交易的准确性为分配的纸牌
  • 监测银行的网上系统,对所有事务条目
  • 确保充电对他的所有交易/她的采购卡是根据所有州和联邦法律,UNT制度规定,大学政策和采购卡指南
  • 之前做的$ 500.00或以上的交易检查供应商与得克萨斯审计长办公室常备
  • 与北德州系统摄政统治10.400和大学中心政策的遵守大学
  • 每月购买进行自查。自我评估包括平衡银行的网上系统对交易的详细信息
  • 及时的产品(第)或购买,并在银行的网上系统中记录的服务(S)分配适当的资金。购买将自动从持卡人的默认部门ID /凸出id号中扣除如果持卡人不分配到一个备用部门ID / PROJ ID。 在采购卡的应用程序提供了默认的 DEPTID / PROJ ID
  • 分配适当的 项目的说明购买 对于所有的采购,包括信贷,退货,和/或有争议的费用
  • 解决不符及时 - 采取行动的文件必须与相应的结算周期采购卡的文件被保留
  • 确保适当的文档是针对每个事务适用得到
  • 报告内部审计办公室和采购卡项目协调员任何可能的欺诈活动
  • 之前提交到调解和审批的后续核查和验证生成为了验证和认证交易的完整性和准确性每月交易报告
  • 确保所有必需的文件保留在部门级别和对当前财年余下的时间五(5)另外会计年度审查和审计提供
  • 通知在所述事件的采购卡程序协调有缺席调解器或批准者的假
  • 固定卡,防止丢失或被盗
  • 的采购卡程序协调器在转移或终止的情况下接触

注:正确使用采购卡不会产生不利持卡人的个人信用却影响;每个持卡人是用于反映在负债要求所有欺诈和/或未经授权的收费个人责任。 (见3.3节)的持卡人将负责偿还个人购物的采购卡程序。

3.1.3调解

每个调解负责的情况如下:

  • 参加每年初始采购卡的培训和进修培训
  • 审批每一笔交易在网上银行软件持卡人
  • 审查并签署按月持卡人的交易报告
  • 核对和验证部门ID /凸出的ID信息
  • 确保项目的适当说明购买了归属。
  • 报告内部审计办公室和采购卡项目协调员任何可能的欺诈活动

3.2交易后评论

在采购卡项目协调员将进行随机选择交易和采购卡账户的例行审查。审查的目标是确定是否符合采购卡的节目指南和记录保存的要求。例行审查和/或审计将分别进行和/或内部审计,贯穿全年。该审查将包括对报告和所有备份文件的请求通过电子邮件发送给采购卡队,和/或在部门现场审核。通知将被发送到持卡人的调解与审批至少排定审查前3天。

所有结果报告将在审核后即可准备并通过电子邮件发送给持卡人,核对,审批和内部审计。其他大学管理者也可以根据调查结果的严重程度通知。

3.3赔偿责任的要求

持卡人作出个人购买将承担个人责任偿还购买了大学。丢失或被盗的卡应当报银行并立即采购卡计划协调员。

3.4程序违规

制裁提供经批准的框架解决方案的侵犯。不遵守这些准则将导致违规行为的通知;个别持卡人权限或卡的永久撤销临时撤销。在采购卡绝不能用来购买物品供个人使用或用于非大学的目的,即使持卡人打算偿还大学。

不遵守程序指引的例子包括,但不限于以下内容:

  • 未能正确保护被盗或未经授权的使用采购卡
  • 未能保持在规定的期限每月帐户总结和文件
  • 文件不全:包含的错误信息,丢失的信息,如签名,部门ID /凸出的ID号,购买适当的描述等。
  • 从受限制的项目,未经事先授权受限的供应商或购买采购 
  • 提供所述采购卡或采购卡号码到另一个雇员到使用
  • 购买的“分裂”规避采购卡限制
  • 购买“分裂”规避招标要求要求
  • 未能提供要求的文件,业务支持服务和/或内部审计

一级制裁 - 通知

概述违规(S)的电子邮件通知将被发送到持卡人,核对,审批,院长,副院长,以及内部审计适当。持卡人将被要求进行修改使其符合政策规定和后续审查将在90天内完成。

一个电平为第一次出现一个制裁的实例包括,但不限于:

  • 购买标志/商标/精神标志项目
  • 餐厅堂食餐
  • 购买的条款项/条件不预先核准 
  • 购买的“分裂”
  • 娱乐支出
  • 购买保险
  • 购买气缸气体的
  • 印花
  • 电信设备
  • 丢失的收据
  • 广告/招聘信息

二级制裁 - 悬挂

持卡人特权将暂停从制裁发出的日期,并成功的在线培训至少三十(30)日内悬挂被抬起之前必须完成。后续审查将在90天内完成。的一个会计年度的审计范围内或在连续的评论/发生同类违规行为,将会导致被发布了更高级别的制裁。

两级制裁首次出现的实例包括,但不限于:

  • 购买酒精饮料,弹药,武器,受控物质/处方药,礼品,礼品卡,礼品券,奖品,奖状,奖杯,限制化学物质和放射性物质的
  • 用于购买个人自用物品
  • 失去了采购卡两倍
  • 一个一级处分的第二次出现一个会计年度内或在连续的评论/审计

三级制裁 - 账户关闭

的采购卡帐户将被关闭,其可以包括持卡人不再是有资格通过大学获得采购卡。三级制裁通常是在连续的评论/审计或者同一会计年度内发现的下级制裁多个实例的结果。

注:个人自用的采购卡的始终被认为是主要的工作规则冲突和雇员将受到纪律处分,包括解雇和可能的刑事起诉。完全恢复原状的大学将再次由持卡人,核对,审批,业务支持服务和/或内部审计发现立即需要任何个人购买。

4.1 Questions & Assistance

联系采购致电:

940.369.5500

855.868.4357(免费)

要么

通过邮件 pcard@untsystem.edu

4.2激活采购卡

呼吁采购卡背面的数字在800.248.4553(免费)。

4.3丢失或被盗的卡

花旗银行客户服务:800.248.4553(免费)

  • 客户服务是一个提供每天24小时,7天,以协助丢失或被盗卡。

采购卡项目协调员:940.369.5500或855.868.4357(免费)

  • 在正常工作时间提供(上午8:00至下午5:00周一 - 周五,节假日除外)

4.4争议交易

花旗银行客户服务:800.248.4553(免费)

  • 客户服务是一个提供每天24小时,7天,以协助争议或欺诈交易。

4.5报告冒用

内部审计或采购卡程序协调

附录A - 可接受的购买的例子

所有采购必须按照适用的州和联邦法律,UNT制度规定,大学政策和采购卡计划的指导方针进行。

  • 图书
  • 化学品(非限制)
  • 服装(仅适用于大学主办的活动)
  • 咖啡/水服务
  • 计算机外围设备(打印机,键盘,鼠标,扫描仪,电缆,监视器,扬声器等)
  • 数字/胶片处理
  • 设备
  • 花/植物
  • 食品(餐饮,运出,传送)
  • 家具(体制政策必须遵循)
  • iPod播放器
  • 保养/维修
  • 会员(仅限本地基金)
  • 打印机
  • 注册
  • 出租展位/存储(无条款/条件/合同的约定)
  • 设备租赁(无条款/条件/合同的约定)
  • 服务(机构政策必须遵循的,没有条款/条件/合同协议/国家资金)
  • 运输/货运
  • 软件
  • 软件许可证(无条款/条件/合同的约定)
  • 订阅
  • 耗材(实验室,维修,教室,设施,办公等)
  • 提示(本地资金只)
  • T恤(学生组织而已,没有一所大学的品牌/标志)
  • 制服
  • 担保(必须与原来的产品和同样的收据上购买)

附录B - 限制厂商

根据公共账户与银行的合同德州审计长的状态,也有由于银行机构指派商户类别代码(MCC)某些厂商谁被认为是受限制的商人。这些供应商被状态视为“受限制的供应商”。对于一个例外,购买与这些供应商的要求可能会被拒绝。

  • 航空公司
  • 机场
  • 汽车租赁
  • Auto & truck dealers – sales
  • 酒吧,酒馆,夜总会
  • 船经销商
  • 船租金
  • 免税商店
  • 酒店
  • 游艇码头
  • 摩托车经销商
  • 汽车经销商家
  • 包店,啤酒,葡萄酒,酒类
  • 个性化服务提供商 - 洗衣,理发,殡仪服务,约会服务,健康水疗中心,等等。
  • 专业服务 - 医生,医院
  • 铁路
  • 娱乐和实用拖车,露营车经销商
  • 餐馆(只在餐厅用餐)
  • 服务提供商:金融机构,保险,住宿,露营地
  • 轮船,游轮
  • 运输服务
  • 旅行社

附录C - 限制的项目

如果有异常已要求审批和之前购买的商品或服务为你的部门,通过豁免申请表单处理授权采购卡可能不能用于以下购买。

  • 广告,教师/人员的帖子
  • 包括大学的品牌/商标/精神标志的任何项目
  • 任何交易超过单个申购上限(包括运费和安装)
  • 酒精饮料
  • 弹药
  • 动物
  • 奖项
  • 资本设备
  • 预借现金
  • 手机,服务和数据计划
  • 单击尚未审查/授权协议包 
  • 电脑,ipad公司
  • 咨询或专业服务
  • 控制的实验室设备(符合安全办公室/风险管理指引)
  • 控制前体化学品(按照安全办公室/风险管理指引)
  • 受控物质
  • 气缸气体
  • 捐赠,捐款,和赞助
  • 娱乐
  • 设备制造
  • 汽油/燃油
  • 礼品,礼品卡和/或礼券
  • 给-A-方式
  • Hazardous chemicals or materials with a NFPA > 3. (If the rating cannot be located on the MSDS, then the chemical purchase is considered ‘restricted’ on the PCard)
  • 任何类型的保险
  • 互联网服务提供商,域名或网站服务
  • 项目(勋章,奖章,礼品,赠品,奖品,T恤等),其包括品牌/商标
  • 维护协议
  • 成员(状态部门的ID)。
  • 患者/研究参与者
  • 个人物品
  • 邮资
  • 预付电话卡
  • 处方药
  • 印刷服务
  • 奖品(包括门奖)
  • 涉及设备以旧换新购买
  • 放射性物质
  • 餐馆(堂食只)
  • 电话服务和设备
  • 临时人员
  • 奖杯
  • T恤(与大学标志/商标)
  • 旅费和有关费用
  • 二手设备
  • 担保(不与原始产品购买)